Política de tratamiento de información personal

I. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información.

II. Disposiciones Generales

• II.1. Objetivo.
• II.2. Marco Jurídico
• II.3. Definiciones Legales.
• II.4. Principios.

III. Derechos del Titular de la Información.

IV. Deberes y obligaciones a cargo de Alumina S.A

• IV.1. Deberes en su calidad de responsable del tratamiento.
• IV.2. Deberes como Encargado del Tratamiento.

V. Tratamiento de datos sensibles.
VI. Titulares y tratamiento de Información Personal a cargo de Alumina S.A
VI.1. Clientes

• VI.1.1. Captación de clientes
• VI.1.2. Recolección de información y uso de la misma.
• VI.1.3. Tipo de información capturada.

VI.2. Proveedores

• VI.2.1. Contacto con proveedores.
• VI.2.2. Recolección de información y uso de la misma.
• VI.2.3. Tipo de información capturada.

VI.3. Empleados

• VI.3.1. Contratación de empleados.
• VI.3.2. Recolección de información y uso de la misma.
• VI.3.3. Tipo de información capturada.

VI.4. Socios

• VI.4.1. Ingreso de accionistas.
• VI.4.2. Recolección de información y uso de la misma.
• VI.4.3. Tipo de información recolectada.

VII. Autorización y acceso a la Información por parte de los Titulares.

VII.1. Autorización y consentimiento.

VII.2. Acceso a la Información.

VII.3. Prueba de la Autorización.

VII.4. Datos recolectados antes de la vigencia de estas politicas.

VII.5. Casos en que no se requiere autorización del titular.

VIII. Atención de peticiones, reclamos y consultas de los titulares de la información.

VIII.1. Responsable de la atención a las peticiones, reclamos o consultas de los titulares de la información.

VIII.2. Procedimiento para garantizar el derecho a rectificar, actualizar o suprimir sus datos.

VIII.3. Requisitos de solicitud de rectificación, actualización o supresión de datos.

VIII.4. Canales de atención al titular y procedimientos.

• VIII.4.1. Línea Telefónica.
• VIII.4.2. Página Web.
• VIII.4.3. Correo Electrónico.
• VIII.4.4. Personalmente.

IX. Riesgos y Medidas de Seguridad de la Información.

IX.1. Riesgos tentativos.

• IX.1.1. Pérdida o desaparecimiento de la información.
• IX.1.2. Uso indebido de la información.

IX.2. Sistemas de seguridad de la información y comportamientos tendientes a disminuir el riesgo.

X. Transferencia de datos personales por parte de Alumina S.A y Emma y Cia S.A a tercero o encargado del tratamiento.

XI. Modificaciones

XII. Implementación y Vigencia

ALUMINA S.A cuenta con una larga trayectoria en el mercado de extrusión y laminación de aluminio en Colombia, ofreciendo soluciones a la industria de la construcción, transporte, recipientes y envolventes, liderando así, el mercado de extrusión y laminación de aluminio en Colombia.

2.1. Objetivo.

ALUMINA S.A, tiene como actividad principal entre otras, la transformación, manufacturación, explotación, extracción, producción, compra, y en general, comercialización de aluminio y cualquier metal aleado o puro en el mercado nacional e internacional.

Así mismo, en desarrollo de su objeto social, ALUMINA S.A, adelanta desde sus diferentes procesos y dependencias, procedimientos que implican la recolección, almacenamiento y tratamiento de información de proveedores, clientes y empleados.

ALUMINA S.A, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia. Por esta razón, y teniendo en cuenta que el derecho fundamental de Hábeas Data tiene consagración no sólo Constitucional sino también legal, resulta urgente para la compañía, la implementación de políticas de tratamiento de información personal que garanticen el adecuado tratamiento de la información, y especialmente, que desarrolle las medidas de seguridad y custodia necesarias para garantizar este derecho constitucional.

En atención a lo anterior, ALUMINA S.A, presenta las presentes políticas de tratamiento de la información, las cuales serán expuestas y discutidas con los miembros de toda la organización, e implementadas en cada una de las áreas y dependencias donde exista algún tipo de tratamiento de información personal.

2.2. Marco Jurídico

En aras de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, se desarrollan estas Políticas de Tratamiento de la Información, las cuales están sustentadas en lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, el Decreto Nacional 1377 de 2013, la ley 1266 de 2008, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y demás normas relacionadas, sin perjuicio de las directrices entregadas por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre este tema y los pronunciamientos jurisprudenciales que apliquen al caso como las sentencias de la Corte Constitucional C 1011 de 2008, y C 748 del 2011.

2.3. Definiciones Legales

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

Dato público: Información calificada como de acuerdo a la ley o la Constitución Política y que no sea semiprivado, privado o sensible. Por ejemplo, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio de las personas. Pueden estar contenidos, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.

2.4. Principios

ALUMINA S.A, aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Principio de Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por ALUMINA S.A, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de ALUMINA S.A, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad;

Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de ALUMINA S.A, será de medio.

Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por ALUMINA S.A, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en la Bases de Datos de ALUMINA S.A, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente ALUMINA S.A, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado.
• b) Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a ALUMINA S.A en su condición de Responsable del Tratamiento.
• c) A recibir información por parte de ALUMINA S.A previa solicitud, respecto del uso que les han dado a sus datos personales.
• d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
• e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
• f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ALUMINA S.A tiene a su cargo, como deberes y obligaciones las siguientes:

4.1. Deberes en su calidad de Responsable del tratamiento.

• a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

4.2. Deberes como Encargado del Tratamiento.

• a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• c) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• e) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• f) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
• g) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• i) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se les presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• j) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Se entiende por datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

ALUMINA S.A podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles, garantizando de manera especia la seguridad, custodia y adecuado tratamiento de los mismos, como garantía de los derechos de sus titulares. Dicho tratamiento podrá hacerse en los siguientes casos:

• a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

De acuerdo a la organización administrativa adoptada por ALUMINA S.A, pueden identificarse cuatro clases de titulares de la información a saber, clientes, proveedores, empleados y socios. La información recolectada de dichos titulares, es sometida a tratamiento por las diferentes áreas y dependencias de las compañías que integran a ALUMINA S.A, en ejercicio de las funciones propias de su cargo. Dicho tratamiento se adelanta siguiendo de manera estricta las políticas de tratamiento adoptadas en estas políticas de la siguiente manera.

6.1. CLIENTES

6.1.1. Captación de clientes

El proceso de ventas y labor comercial de ALUMINA S.A, se adelanta a través de la identificación de clientes potenciales que podrían requerir o necesitar alguno de los servicios o productos ofrecidos por la compañía. Lo anterior se logra de diversas maneras, tales como ferias, capacitaciones, eventos y sorteos, organizados por el equipo de Marca de Alumina S.A, perteneciente al área de Mercadeo del mismo. En estos eventos, se utilizan planillas o formatos institucionales, donde se recolectan datos generales o de contacto de las personas interesadas en la marca o producto, para luego enviar información de interés, hacer seguimiento al cliente y llevar a cabo los sorteos y posteriores premiaciones.

De igual manera, desde el área comercial y de ventas, existe captación de clientes, la cual se lleva a cabo, bien sea en razón de referidos, o a través de llamadas recibidas en el call center atendido por el equipo de servicio al cliente de Alumina S.A, así como del aplicativo dispuesto en el sitio web oficial de ALUMINA S.A denominado Contáctenos.

6.1.2 Recolección de información y uso de la misma.

Una vez se concreta el vínculo comercial con el cliente, se procede al diligenciamiento del formato adoptado dentro del sistema de gestión de calidad de ALUMINA S.A, denominado Formato creación cliente nuevo Nacional y/o Exportación, donde se solicita información personal y comercial a los clientes y documentos que contienen a su vez, información de diferente naturaleza.

De igual manera, se informa al cliente que la información y documentación aportada será utilizada de manera estricta y cuidadosa para adelantar la ejecución del contrato o acuerdo comercial suscrito con ALUMINA S.A, esto es, adelantar el respectivo análisis financiero y de codificación para otorgamiento de crédito, en caso de que éste sea solicitado y el cual está a cargo del área de Cartera, la verificación en centrales de riesgo, la elaboración de contratos, la suscripción de pagarés y cartas de instrucciones u alguna otra garantía, así como la creación e ingreso como cliente nuevo dentro del sistema de información del Grupo, ingreso a cargo también del equipo de Cartera, y la elaboración del archivo físico del cliente por parte del área de Gestión Documental.

Igual procedimiento se adelanta por parte de los comerciales, para efectos de actualización de información personal y financiera de los clientes y para lo cual, hay un formato de actualización que hace parte del Sistema de Gestión de Calidad de Alumina S.A.

Por otro lado, es importante resaltar que, si bien la captación de clientes está concentrada de manera general en el área comercial y de ventas de ALUMINA S.A, la información recolectada en este punto del proceso es utilizada y manipulada por otras áreas de la compañía en ejercicio de sus funciones, tales como crédito y cobranza, mercadeo, servicio al cliente, centro de administración documental e informática y telecomunicaciones, áreas que están sometidas a lo dispuesto en estas Políticas.

6.1.3. Tipo de información capturada.

La información solicitada a los clientes por parte de ALUMINAS.A, consiste en información general, esto es, datos de identificación como nombre y documento de identificación, datos de contacto como teléfonos, dirección y correo electrónico del cliente persona natural, así como del Representante Legal cuando de persona jurídica se trate. Adicionalmente, se conservan como documentos de cada cliente, Certificado de Existencia y Representación Legal, Registro Único Tributario – RUT, declaraciones de renta, certificaciones bancarias, extractos bancarios, estados financieros, balances corporativos, entre otros, esto es, documentos que contienen datos de tipo socio- económico del titular.

6.2. PROVEEDORES.

6.2.1. Contacto con proveedores.

La relación con proveedores de ALUMINA S.A, está a cargo del área de compras, quien es la encargada de adelantar la captación, gestión y trámites necesarios con proveedores, para la compra o adquisición de bienes y servicios necesarios que garanticen el adecuado desarrollo y ejecución del objeto social de la compañía.

Al momento de generarse la necesidad de contactar un proveedor para el suministro de bienes o servicios por parte de alguna de las áreas de la empresa, ésta debe informar al área de compras y justificar dicha necesidad, para efectos de que el presupuesto requerido pueda aprobarse y vincularse al proveedor sugerido dentro del sistema de información de la empresa.

6.2.2. Recolección de información y uso de la misma.

Para darle inicio a la negociación y posterior contratación con proveedores, se debe diligenciar por parte de éstos, dos formatos diferentes, los cuales se encuentran también incluidos dentro del sistema de gestión de calidad de ALUMINA S.A, estos son: formato de registro de proveedores que varía si se trata de persona natural, jurídica o proveedor internacional, y formato pago a proveedores con información bancaria, formatos donde se solicita información y documentación de diferente tipo y naturaleza.

Luego de recibir la información y documentación completa del proveedor, el auxiliar de compras deberá verificar que la misma esté completa y se procede a adelantar la respectiva consulta de antecedentes penales en el portal de la Policía Nacional de Colombia y de la Procuraduría General de la Nación, así como en la OFAC.

Luego de realizar este proceso y todas las verificaciones anteriores, el área de compras realiza el registro del proveedor en el sistema de información de la compañía, denominado Sistema Integral Grupo Alumina – SIGA, ingresando los formularios y la documentación adjunta con la única y exclusiva finalidad de poder adelantar los trámites necesarios para las negociaciones y transacciones que se lleven a cabo entre la compañía y los proveedores. En caso de ser necesario solicitar un documento o información adicional a los proveedores, se realiza de manera telefónica o por correo electrónico.

Igual procedimiento deberá agotarse para efectos de actualización de los datos de los proveedores.

Por último, es importante resaltar, que si bien es el área de compras la encargada de captar información personal de los proveedores y registrarlos en el sistema SIGA (Sistema Interno Grupo Alumina), hay otras áreas que utilizan en el cabal cumplimiento de sus funciones, la información personal de los proveedores allí registrada, tales como Administración Documental, e Informática y Telecomunicaciones, áreas que están sometidas a lo dispuesto en estas Políticas.

6.2.3. Tipo de información capturada.

La información solicitada a los proveedores por parte de ALUMINA S.A, consiste en información general, esto es, datos de identificación como nombre y documento de identificación, datos de contacto como teléfonos, dirección y correo electrónico. Adicionalmente, se conservan como documentos de cada cliente, Certificado de Existencia y Representación Legal, Registro Único Tributario – RUT, certificaciones bancarias, entre otros, esto es, documentos que contienen datos de tipo socio- económico del titular.

6.3. EMPLEADOS

6.3.1. Contratación de empleados

El área de Recursos Humanos es la dependencia que adelanta todo el proceso de contratación de los empleados que prestan sus servicios para ALUMINA S.A, y donde, además, se tramitan los asuntos y situaciones de carácter laboral y disciplinario presentadas en ocasión de los mismos. Sin embargo, de manera excepcional se adelanta contratación a través de una empresa de servicios temporales, evento en el cual, no existe recolección de información ni documentación directamente por parte del Responsable del Tratamiento, sin embargo, ALUMINA S.A conserva una copia de la hoja de vida del trabajador que es suministrada por la empresa de servicios temporales.

6.3.2. Recolección de información y uso de la misma.

Cuando la contratación se adelanta de manera directa, una vez se han adelantado las entrevistas, pruebas técnicas y psicológicas, análisis de antecedentes, verificación de referencias laborales, pruebas de drogas y visita domiciliaria para los cargos críticos (BASC), mediando siempre autorización previa en formato de confiabilidad, se procede a seleccionar al candidato, quien deberá realizarse exámenes médicos de ingreso y allegar los documentos solicitados.

La dependencia de recursos humanos, a la hora de solicitar la información y documentación necesaria para los procesos de contratación de la compañía, puede hacerlo a través de correo electrónico o vía telefónica. Por otro lado, los documentos solicitados siempre se entregan por parte del trabajador de manera física para efectos de verificación de la información.

La información recolectada es utilizada de manera exclusiva para efectos de suscribir el respectivo Contrato de Trabajo, Cláusulas de Conflicto de intereses, de Tratamiento de datos personales y de Seguridad informática, Estudio de Seguridad, Compromiso de Normas de Seguridad y Salud en el trabajo y Seguros de Vida. Así como para los siguientes fines:

• Adelantar todos los trámites relativos a la afiliación de la seguridad social: Riesgos Profesionales (ARL), Caja de Compensación Familiar (CCF), Prestadora de Salud (EPS), Fondo de Pensión (FP), Fondo de Cesantías (FC).
• Registro de la información en la base de datos de la compañía para la alimentación de su propio archivo y el envío de información de interés, siempre que éste haya sido autorizado por el trabajador.
• Ser contactado en asuntos presentados en virtud de la relación laboral vigente.
• Realizar el envío de información general o de interés, así como la inscripción a eventos con previo anuncio.
• Conocer los antecedentes disciplinarios, fiscales y en la agremiación relacionada con su profesión.

Igual que como se mencionó para los casos de clientes y proveedores, si bien es el área de recursos humanos quién recolecta información y documentación de los empleados, dicha información está sometida al tratamiento por parte de otras áreas o dependencias que así lo requieren dentro del cumplimiento de sus funciones, tales como Administración Documental, e Informática y Telecomunicaciones, áreas que están sometidas a lo dispuesto en estas Políticas.

6.3.3. Tipo de información capturada.

La información solicitada por la dependencia de Recursos Humanos a los trabajadores de ALUMINA S.A, consiste en información general, de identificación, de ubicación, de contacto, datos de contenido socio – económico y en información de naturaleza sensible, que se encuentra en documentos tales como la hoja de vida, certificados académicos y certificados de experiencia laboral aportados, resultados de exámenes médicos de ingreso practicados, referencias laborales y familiares, entre otros.

6.4. SOCIOS.

6.4.1. Ingreso de accionistas.

Si bien no existe un procedimiento establecido para el ingreso de accionistas a ALUMINA S.A, sí es cierto que existe tratamiento de información personal de los mismos, la cual se encuentra igualmente sometida a las directrices que para el efecto se adoptan en estas Políticas de Tratamiento de Datos.

6.4.2. Recolección de información y uso de la misma

Quien pretenda ser reconocido como socio dentro de ALUMINA S.A, deberá presentar toda la documentación que lo acredite como tal, para lo cual se utilizan canales como correo electrónico, vía telefónica o contacto directo. Lo anterior se requiere con el fin de mantener un adecuado registro dentro de los archivos de la compañía.

La información suministrada por los socios de ALUMINA S.A, será de acceso y estará sometida a tratamiento por parte de órganos tales como la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, el área encargada de adelantar los procesos de auditoría interna, de sistema de gestión integral y riesgos de Alumina, así como del centro de administración documental, informática y telecomunicaciones.

6.4.3. Tipo de información recolectada.

La información requerida por parte de ALUMINA S.A, a aquellos que pretenden ser socios, consiste en información general, de identificación, de contenido socio – económico y en datos naturaleza sensible. Así entonces, la información que reposa en el sistema de información de la compañía se trata del nombre, identificación, datos de contacto como números telefónicos, correo electrónico, dirección de residencia, ocupación, así como información financiera y económica.

7.1. Autorización y consentimiento

En desarrollo del principio de finalidad y libertad, ALUMINA S.A se limitará a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos, lo cual se realiza de la siguiente manera:

Para los clientes y proveedores, tal y como se expuso en el capítulo anterior de las presentes políticas, el Formato creación cliente nuevo Nacional y/o Exportación y el Formato de registro de proveedores que deben ser suscritos por éstos, incluyen dentro de sus condiciones el siguiente texto:

“4. USO DE DATOS: Con ocasión de la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 del 2012, «Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos «, autorizamos la utilización de nuestros datos, los cuales serán incorporados a una base de datos de la que es responsable ALUMINA S.A,, quien respeta la confidencialidad y su derecho al habeas data.”

Los empleados suscriben dentro de sus contratos laborales, las respectivas cláusulas de tratamiento de datos personales y Habeas Data, donde se informa de manera clara y precisa, el uso que se le dará a toda la información y documentación aportada.

“Dentro de tal finalidad se mencionan de forma meramente enunciativa las siguientes: formatos de: actualizaciones de datos, estudios de seguridad, autorización de estudio de confiabilidad; contrataciones, visitas domiciliarias, administración del personal activo, generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral, afiliaciones al sistema integral de seguridad social, a la caja de compensación familiar, afiliación al seguro de vida colectivo, manejo de embargos judiciales a través de nómina, descuentos por fondos de empleados, cooperativas, bancos o convenios de libranza, administrar salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro, dirigir y sancionar a los empleados, llevar a cabo evaluaciones de los empleados, coordinar el desarrollo profesional de los empleados, permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Compañía y prestarles asistencia en su utilización, planificar actividades empresariales y en general para que la Compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador, procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad social competentes. Toda la información relativa al empleado o ex empleado será conservada con el fin de que la sociedad EMPLEADORA pueda cumplir sus obligaciones como tal y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden de acuerdo con la legislación laboral colombiana.”

7.2. Acceso a la Información.

ALUMINA S.A, tendrá presente en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

En este orden de ideas, ALUMINA S.A, garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en cualquier sistema de información utilizado por ALUMINA S.A.

7.3. Prueba de la Autorización.

ALUMINA S.A, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

7.4. Datos recolectados antes de la vigencia de estas políticas.

Para los datos personales recolectados antes de la vigencia de estas políticas, ALUMINA S.A, solicitará, en los casos en que sea necesario, la autorización de los titulares de la información para efectos de continuar realizando tratamiento de sus datos, lo cual podrá hacerse haciendo uso de los medios de comunicación más efectivos para el efecto, tales como el envío masivo de circulares o avisos informativos a los titulares vía correo electrónico o personal, donde además de la obtención del consentimiento, se pondrán en conocimiento los derechos que como titulares tienen respecto al manejo y conservación de sus datos, y la existencia e implementación de las presentes políticas de tratamiento de información personal.

7.5. Casos en que no se requiere autorización del titular:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• b) Datos de naturaleza pública;
• c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
• d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8.1. Responsable de la atención a las peticiones, reclamos o consultas de los titulares de la información.

Para efectos de garantizar el ejercicio pleno de los derechos que acogen a los titulares de la información personal sujeta a tratamiento por parte de ALUMINA S.A, se ha encargado como responsable de la atención de las peticiones, quejas, reclamos o consultas elevadas por los clientes, en relación al tratamiento dado a su información personal, al área de servicio al cliente, donde una vez recibido el respectivo requerimiento, éste es clasificado y asignado al área o dependencia donde surgió la inconformidad o duda del titular en aras de proporcionar una respuesta efectiva. Sin embargo, el cliente podrá en todo caso, dirigirse de manera directa al área comercial con quién se llevó a cabo la relación comercial y contractual, donde de igual manera se procederá a dar inmediata respuesta a la solicitud del titular.

Para el caso de los proveedores como titulares de información personal, el área encargada para resolver las quejas, peticiones, reclamos o consultas relacionadas con la información personal sometida a tratamiento por parte de ALUMINA S.A , será el área o dependencia de compras, donde, a través de cualquiera de los medios de atención al usuario, que se describen a continuación, podrán ejercer los derechos que como titulares les cobija. En este caso, se llevará a cabo el mismo procedimiento o protocolo descrito anteriormente.

Por último, los empleados, deberán dirigirse directamente al área de Recursos Humanos, donde el encargado deberá aplicar el mismo procedimiento establecido para los clientes y proveedores.

8.2. Procedimiento para garantizar el derecho a rectificar, actualizar o suprimir sus datos.

En cualquier momento y de manera gratuita, el titular o su representante podrán solicitar a ALUMINA S.A, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Estos derechos podrán ejercerse únicamente por:

• a) El titular, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
• b) Su representante, previa acreditación de la representación.
• c) Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

8.3.Requisitos de solicitud de rectificación, actualización o supresión de datos.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de datos, debe ser presentada a través de alguno de los canales de atención al titular definidos en estas políticas de tratamiento, y deberá contener al menos lo siguiente:

• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

8.4. Canales de atención al titular y procedimientos.

En virtud de lo dispuesto en el numeral anterior, ALUMINA S.A cuenta con los siguientes canales o medios de atención, los cuales están dispuestos para todos los titulares de la información:

8.4.1. Línea Telefónica:

El titular de la información, podrá comunicarse a la línea telefónica Medellín: 57 (4) 370 56 00 Bogotá: 57 (1) 795 34 10 Cali: 57 (2) 651 04 00 Barranquilla: 57 (5) 318 55 90, donde de acuerdo al tipo de titular y requerimiento presentado, será atendido, bien sea por el área de servicio al cliente, el área de compras o el área de recursos humanos, y si es posible, se le dará respuesta o solución inmediata durante la llamada. En caso de requerir validación o verificación de algún tipo de información, en aras de garantizar una respuesta adecuada y precisa, se dejará el requerimiento por escrito en el sistema de información y se le dará trámite para ser contestado dentro del término legal de quince (15) días.

8.4.2. Página Web:

El titular de la información podrá elevar quejas, peticiones o reclamos relativos al tratamiento de datos personales, utilizando el aplicativo dispuesto en la página web de ALUMINA S.A, denominado Contáctenos. El mensaje enviado a través del aplicativo, se recibe en el correo electrónico comunicaciones@grupoalumina.com.co administrado por el área Comunicaciones, donde se dará inicio al procedimiento descrito en el numeral anterior procediéndose de igual manera a dar respuesta dentro del término legal indicado, esto es, quince (15) días hábiles.

8.4.3. Correo electrónico:

El cliente titular de la información, podrá comunicarse con el área de ventas al correo electrónico lyepes@grupoalumina.com.co; para el caso de los proveedores, al correo electrónico fmontoya@grupoalumina.com.co administrado por el área de compras, o al correo electrónico de Recursos Humanos opineda@grupoalumina.com.co dispuesto para los trabajadores. En este caso, se dará trámite al procedimiento establecido, para dar respuesta a la inquietud o requerimiento presentado por parte del titular de la información, dentro del término de quince (15) días.

8.4.4. Personalmente:

El titular de la información podrá presentar sus quejas, reclamos, peticiones o consultas, acercándose directamente a alguno de los puntos de atención personal de ALUMINA S.A, ubicados en la Carrera 64A N° 33-40 del municipio de Itagüí – Antioquia, o en la Carrera 32 N° 11-101 del municipio de Yumbo – Valle del Cauca. Dichos requerimientos podrán elevarse de manera verbal, evento en el que el responsable o encargado del área de compras, ventas o recursos humanos, según corresponda, deberá, en caso de ser posible, dar respuesta inmediata y verbal al titular de la información. Ahora bien, si el requerimiento se presenta de manera escrita, el mismo deberá ser sellado de recibido, situación donde se adelantará el mismo procedimiento establecido para las peticiones elevadas a través de correo electrónico.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ALUMINA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

IX.1. Riesgos tentativos.

Los riesgos identificados respecto al tratamiento de la información personal de los titulares ya sean clientes o trabajadores, se pueden resumir en dos:

IX.1.1. Pérdida o desaparecimiento de la información.

Este riesgo se presenta tanto en la información que se conserva de manera física o electrónica y puede concretarse en un daño tangible por situaciones tales como incendio o inundación para el caso de los archivos y documentos físicos, así como por daños o fallas del sistema o el servidor de la compañía por situaciones de hackeo de los mismos que no permitan la recuperación de la información, impidiendo la continuación de la prestación del servicio por parte de ALUMINA S.A.

IX.1.2. Uso indebido de la información.

Este riesgo se presenta también tanto en la información conservada de manera física o electrónica y puede concretarse por factores externos como las situaciones de hackeo del sistema o los servidores de la compañía, con finalidades delictivas o que van en contra del derecho de Habeas Data de su titular, así como por factores internos, como por ejemplo, el uso indebido de la información que maneja algún trabajador, y que va más allá de las funciones encomendadas a su cargo con las mismas finalidades enunciadas anteriormente.

9.2. Sistemas de seguridad de la información y comportamientos tendientes a disminuir el riesgo.

Para evitar la concreción de alguno de los riesgos identificados anteriormente, o de otros que puedan presentarse, ALUMINA ha implementado una serie de medidas de seguridad que no se limitan de manera exclusiva a una adecuada protección del sistema o su servidor, sino que se extiende a los procedimientos básicos y cotidianos que se desarrollan por las diferentes áreas y dependencias de manera permanente. Estas medidas de seguridad y comportamientos que favorecen la seguridad de la información personal pueden resumirse así.

• a)Todos los equipos utilizados por los trabajadores de la empresa, cuentan con licencia activa y vigente de sistema de antivirus.
• b) La creación de un back up de la información se hace diariamente y se conserva en entidades externas o nube.
• c) Está prohibida la instalación de programas por parte de los funcionarios de la compañía o usuarios, para lo cual se requiere siempre de permisos especiales a cargo del área de sistemas, quiénes son los únicos con la posibilidad de suministrarlos.
• d) El perfil de usuario que se le otorga a cada uno de los trabajadores, tiene restricciones y se encuentra configurado en lo relativo al acceso a la información, lo cual, varía de acuerdo al área y a las necesidades de sus funciones.
• e) Todos los contratos laborales incluyen cláusula de confidencialidad que impone un adecuado uso de la información a que se tiene acceso en razón del cargo desempeñado. Para los contratos celebrados con anterioridad a la vigencia de estas políticas, se procederá con la suscripción de otro sí en caso de ser necesario.
• f) El acceso al área de sistemas de la empresa es restringido, estando prohibido el ingreso sin autorización expresa de funcionarios que desempeñen sus labores en áreas o dependencias diferentes, disminuyendo de esta forma, la exposición de los servidores y sistemas donde se soporta o conserva la información personal de los titulares. Así mismo, el acceso a las instalaciones de la compañía es igualmente controlado.
• g) Se implementará la cultura de mantener los cajones bajo llave y el evitar dejar documentos con información importante encima de las mesas o escritorios, para controlar y eliminar la pérdida o exposición indebida de la información.

Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en las Políticas para el Manejo y Seguridad de los Sistemas Informáticos adoptadas por ALUMINA S.A, las cuales hacen parte integrante de estas Política de Tratamiento de Información Personal.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con Alumina S.A o la totalidad de su información puede ser transferida a un tercero o encargado, siguiendo en todo caso los requerimientos legales aplicables y mediando en todo caso, la autorización expresa del titular de la misma. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Alumina S.A, sin perjuicio de la obligación de conservar y mantener la confidencialidad de la información. De esta manera, ALUMINA S.A tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar y cumplir las políticas de tratamiento adoptadas en el presente documento, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados y solamente mientras éstos duren, no pudiendo ser usada o destinada para propósito o fin.

Toda modificación a las presentes políticas, se traten o no de modificaciones de carácter sustancial, implicarán la respectiva difusión y capacitación por parte del área encargada.

Las presentes Políticas de Tratamiento de la información, empezarán a regir a partir del mes de noviembre del año 2016, una vez se haya informado de su adopción, tanto a los clientes y proveedores de ALUMINA S.A, como a los trabajadores de la misma como titulares de la información personal, lo cual se realizará a través del envío de comunicaciones masivas y capacitaciones organizadas con la intención de crear un ambiente de respeto y cuidado por la información personal sujeta a tratamiento en todas y cada una de las áreas que componen la estructura administrativa, asunto que resulta indispensable para hacer posible la correcta ejecución de su objeto social.